Att utveckla en dynamisk organisation – 18 handfasta tips (del 2)

En flexibel organisation som kan hantera strategiskt tänkande parallellt med förmågan till entreprenörskap, är nyckeln till morgondagens företag. Företag över hela världen ställer nu om sin verksamhet till att bli mer flexibla, dynamiska och förändringsbenägna – mer agila. Men hur bygger man en dynamisk organisation?

Vägen till en dynamisk organisation kan se olika ut för olika företag men studier visar några viktiga nyckelpunkter att starta med. Här är 18 handfasta tips som är baserade på en studie av konsultfirman McKinsey:

1. Gemensam vision och syfte: Människor känner sig personligt och känslomässigt involverade i sitt arbete och känner att det finns ett betydelsefullt sammanhang. Att genomföra förändringar eller att lägga om den strategiska riktningen för företaget är en gemensam handling som alltid inkluderar de som driver arbetet framåt varje dag.
2. Handlingsinriktad strategisk riktning: Det dagliga arbetet styrs av konkreta resultat som driver strategin framåt. Ledare och kollegor ger ständig feedback och support som skapar förutsättningar för människor att självständigt arbeta för sin grupps resultat.
3. Se och ta tillvara på möjligheter: Människor agerar individuellt och proaktivt på förändringar i omvärlden och i kundens önskemål. Organisationen använder aktivt kunddata (både formell och informell) till att skapa, testa, genomföra och utveckla nya initiativ och affärsstrategier.
4. Flexibel resursallokering: Det finns en snabb systematisk process som regelbundet utvärderar framsteg i affärsplaner och initiativ. Nyckelresurser sätts in och omplaceras mellan olika initiativ när deras förmåga krävs eller prioriteras.
5. Handlingsinriktat beslutsfattande: Beslutsprocesser och normer är tydliga och efterföljs. Människor närmast det operativa utförandet har auktoritet att fatta beslut i frågor som berör deras dagliga aktiviteter. Om rollerna är otydliga löser individer det proaktivt över avdelnings- och hierarkiska gränser. När en enhet behöver förändras för att möta nya krav eller strategiska initiativ fattas beslut kring detta snabbt.
6. Anpassade och ansvariga celler: Människor arbetar i små, självorganiserande team som är ansvariga från början till slut i en avgränsad process eller tjänst. Team formas och omformas beroende på hur prioriteringarna förändras.
7. Aktivt partnerskap och ekosystem: Människor arbetar direkt, varje dag, med kunder, leverantörer och andra intressenter för att gemensamt utveckla nya produkter, tjänster och lösningar. Enheter använder flexibla modeller för att samarbeta med externa intressenter.
8. Öppen fysisk och virtuell arbetsmiljö: Arbetsplatsen har medvetet utformats för att främja kommunikation och samarbete - fysiskt eller virtuellt – även mellan grupper och olika ansvarsområden. Arbetsplatsen har medvetet utformats för att på bästa sätt främja ett effektivt arbete – baserat på individers varierande och föränderliga behov.
9. Standardiserade arbetssätt: Det finns gemensamma sätt att säga och göra saker inom enheten, som möjliggör människor att arbete även utanför den egna gruppen. Människor använder sin tid effektivt, som ett resultat av standardiserade angreppssätt - till exempel standardiserade mötesformat, layouter och policys som underlättar det dagliga arbetet.
10. Prestationsfokus: Individer, team och enheter utvärderas av tvärfunktionella mätetal och mål. Det vill säga att människor som arbetar inom samma värdeflöde följs upp på samma mål och incitament. Internt inom och mellan avdelningar och externt med partners, förser alla varandra med regelbunden feedback, både formellt och informellt.
11. Snabb iteration och experimentation: Innovationer utvecklas iterativt genom snabba cykler av skarpa tester och lärande från misstag. Produkter och tjänster utvecklas genom experiment som använder sig av prototyper med minsta möjliga resurser som krävs för att utvärdera, testa och lära (Minimum Viable Product).
12. Transparent informationsspridning: Människor i hela enheten har tillgång till ofiltrerad data om produkter, kunder och finansiell information. Människor kan enkelt dela idéer och resultat från deras egna arbete och hitta andra i organisationen med relevant kunskap eller liknande intressen.
13. Kontinuerligt lärande: Människor i organisationen har avsatt tid för att identifiera sätt att förbättra företagets processer och rutiner. Strukturerade processer och verktyg möjliggör människor att lära av andras kunskap, förmågor, framgångar och misslyckanden.
14. Delat och tjänande ledarskap: Ledare inspirerar människor att agera team-orienterat och att vara aktivt involverad i strategiska och organisatoriska beslut som påverkar dem själva och deras arbete. Ledare påverkar andra genom coaching och utveckling framför hierarkisk auktoritet, och möjliggör människor med de mest relevanta förmågorna för den aktuella uppgiften.
15. Sammanhängande gemenskap: Människor på alla nivåer litar på att alla agerar efter bästa förmåga för företagets bästa. Enheten förstärker en gemensam kultur som genom rekrytering och positivt grupptryck, snarare än regler, kontroll och hierarki.
16. Entreprenöriell drivkraft: Människor identifierar proaktivt och fullföljer möjligheter att utveckla nya initiativ, kunskap och kompetenser i deras dagliga arbete. Människor har en inre motivation för deras arbete och att prestera över förväntningarna.
17. Rollers rörlighet: Människor flyttar ofta (vertikalt och horisontellt) mellan roller och team, baserat på deras personliga utvecklingsmål. Organisationen underhåller en öppen platsbank där tillgängliga jobb, roller, uppgifter och/eller projekt kommuniceras.
18. Teknologi, system och verktyg: Teknik är sömlöst integrerad i nyckelprocesser och svarar på förändringar i företagets behov. Det vill säga att en modulär arkitektur används där tekniken uppdateras med kortare intervaller och där automatiserad testning möjliggör löpande mjukvaruuppdatering.

Det är kombinationen av snabbhet, flexibilitet och dynamik i en stabil form som gör ditt företag dynamiskt – på riktigt!