Beställarkompetens – så analyserar du företagets behov

Funderar du på frågor som:

  • Vilka förbättringar kan automation tillföra i vår verksamhet?
  • Hur börjar vi?
  • Vilka krav ska vi ställa?
  • Hur upphandlar vi för att nå det resultat vi önskar?

Utifrån specialistkunskap och lång erfarenhet inom branschen har Automation Region utvecklat ett beställarverktyg som visar vägen genom den ibland snåriga processen när det gäller att utveckla automation och digitalisering för företag. Denna variant är utformad för SME-företag och utgår från industri – men vi ser att behoven är likartade i de flesta branscher.

Börja med att gå igenom beställarverktyget steg för steg och höj din kunskapsnivå – varje del innehåller något som kan vara avgörande för dig. Du gör detta för att ha koll på vad som krävs och för att lyfta kompetensen hos hela företaget – ett sätt att optimera era resurser och skapar ett bättre slutresultat. Har du fler frågor och funderingar: mejla oss via länken längst ner på sidan.

Verktyget för ökad beställarkompetens

Hur ser vår process ut? Vilka förbättringar kan göras med automation? Vilka berörs i organisationen? Ekonomi – vad ska vi ta hänsyn till? Planering och resurssättning Förstudie Workshop Kravspecifikation, tidsplan och budget Upphandling Grov- och finsållning Uppföljning

 

1 – Hur ser vår process ut?

För att hitta ”rätt” möjligheter för automationslösningar är det en bra början att beskriva hur produktions-/tillverkningsflödet ser ut med hjälp av ett flödesschema som steg för steg visar aktiviteter som tillsammans utgör en process. Med process menas här en serie aktiviteter där början och slut är definierat.

En effektiv start på arbetet – kartlägg behovet

  1. Gör en egen kartläggning av aktuell process (vilka steg/vilken avgränsning), möjliga automationslösningar, kända problem och vilka som berörs
  2. Om egen kompetens saknas – ta in en konsult/leverantör som gör ovan
  3. Kör en enkel workshop och summera med berörda

Om egen resurs/kompetens saknas

Utse en person som får i uppdrag att identifiera potentiella möjligheter att öka effektiviteten i produktionsflödet. Ta därefter hjälp för att göra en teknisk och ekonomisk analys av vilka processer och applikationer som är lämpliga för automation.

Börja med enkla projekt – lågt hängande frukter!

Skapa en processbeskrivning (pdf)
Exempel för startmöte – enkel workshop (pdf)
Checklista för hela processen (pdf)

2 – Vilka förbättringar kan göras med automation?

Vanliga problem som löses med automation:

  • Kapacitetsbrist
  • Personalbrist
  • Kompetensbrist
  • Säkerhetsaspekter (personsäkerhet)
  • Ekonomiska effekter – få ut mer till lägre kostnad
  • IT-säkerhet

Checklista – egen kompetens

Vad behöver vi för att göra bedömning av vårt behov av automation och digitalisering?

Checklista (pdf)

3 – Vilka berörs i organisationen?

Identifiera de olika befattningarna som berörs och definiera deras behov. Till exempel:

  • Operatörer
  • Tekniker
  • Systemutvecklare
  • Inköpare
  • Säljare
  • Vd

Exempel – vilka berörs och vilka behov finns (pdf)

4 – Ekonomi – vad ska vi ta hänsyn till?

Kostnad per produkt eller tjänst – vad kan förbättras?

  • Produktivitetsökning
  • Kapacitetsökning
  • Kvalitetsförbättring
  • Miljöförbättring (mindre utsläpp, mindre spill..)
  • Hur slår det på helheten
  • Vad kan det komma att kosta?
  • Möjlig budget för investering

Ekonomiexempel (pdf)

5 – Planering och resurssättning

  • Tidsplan
  • Avstämningspunkter
  • Vilka kompetenser/resurser krävs när och var

Exempel på projektplan (i GANTT-format)

  • Visar projektets aktiviteter
  • Avstämningspunkter
  • Kalendertid per aktivitet
  • Resursbehov per aktivitet
  • Beroende mellan aktiviteter dvs måste aktivitet A vara klar innan B startar eller kan de utföras parallellt

Enkel projektplanering i GANTT-format (xls)

Det är också viktigt att skapa en riskanalys som sedan kan användas under hela projektet.

Vägledning och mall för Riskanalys (xls)
Förklaring till mall för riskanalys

6 – Förstudie

Du får stöd och tips för att kunna göra en förstudie rörande nästan vilket område som helst. I dokumentet finns också stöd för hur man ska inskaffa sig information och kunnande för att ha tillräcklig på fötterna för att utföraren ska ge ett stort förtroende för kundens verksamhet. Dokumentet är en stor palett som du får plocka godbitar ur för att den ska passa ditt uppdrag.

Metod och stöd för en strukturerad förstudie (pdf)
Ett enkelt exempel

7 – Workshop

Workshop är en mycket effektiv metod att på kort tid samla information från en mängd intressenter samtidigt. Den lämpar sig utmärkt för att få fram förutsättningar/krav för ett utvecklingsprojekt.

Detaljhjälp för workshop (pdf)

8 – Kravspecifikation, tidsplan och budget

Mall för kravspecifikation innehåller bland annat krav, garanti, installation, leveranstid och bestämmelser, villkor.

Stöd för kravspecifikation (pdf)
Exempel på generella krav – bättre med generella krav än inga alls (pdf)

9 – Upphandling

En grund för upphandlingen av leverantör är att det finns en godkänd kravspecifikation. Men det finns fler saker att tänka på – som framgår i dokumentet Stöd för upphandling.

Stöd för upphandling (pdf)

10 – Grov- och finsållning

Var seriös vid bedömning – vad är viktigast?

Grov- och finsållning vid val av leverantör (pdf)

11 – Uppföljning

Under projektet:

  • Håll koll på tidsplan
  • Utsatta avstämningspunkter

Efter projektet:

  • Uppnått resultat (jämför med målsättningen)

Stöd för statusrapport (pdf)

Dela med dig av dina exempel och ställ frågor

Vilka behov har ni av mer stöd för att ni ska bli bättre på Automation och Digitalisering? Har ni egna exempel ni vill dela med er av – goda och dåliga? Vad är största problemet idag?